Sådan motiverer du dine ansatte til at tidsregistrere som leder

Det kan være en udfordring at motivere ansatte til at registrere tid, når det er noget de aldrig har gjort. Følelsen af en ekstra opgave og overvågning er to store faktorer der forhindrer registrering af tid. Derfor vil vi i dette blogindlæg se på, hvordan du som leder kan motivere dine medarbejdere til at registrere tid.

19.10.2021

Forstå tidsregistrering

Som leder at du nød til at forstå, hvorfor I skal tidsregistrere og have et tidsregistreringssystem, for at kunne informere dine medarbejdere om fordelene af tidsregistrering. Et tidsregistreringssystem er et godt værktøj, til at dokumentere ens arbejdsdag og timer brugt. Det vil give jer et stærkere fundament og spare jer intern tid på at tjekke op på, hvor dine medarbejdere er, hvad de laver og hvornår de har lavet hvad.

Tidsregistrering eller timeregistrering er en registrering af tid på den enkelte medarbejder, og deres opgaver eller projekter i løbet af en dag. Ved at skabe overblik vil det danne grundlag for fakturering og lønninger internt i virksomheden, som kan give et overblik over hvor profitabelt jeres projekter er.
Du kan læse mere om tidsregistrering til forskellige platforme her: https://www.timemap.dk/da/funktioner/tidsregistrering/

Hvorfor tidsregistrere?

Vi anbefaler at I tidsregistrerer, for at skabe et overblik over tidsforbrug og automatiserer lønregningsprocessen, ved at få et tidsregistreringssystem som kan håndtere jeres lønregler. Det kan have økonomisk betydning for jer, at I har indblik i den daglige dag, ved øget fokus kan I skabe en øget aktivitet og effektivitet. Ved at have fokus på at du registrerer din tid i et af mange tidsregistreringssystemer, vil du kunne klare mere på kortere tid og skabe bedre resultater, ved at forblive fokuseret.

Fordele ved tidsregistrering for dine medarbejdere
- Sikret en korrekt lønudbetaling
- Mulighed for hjemmearbejde
- Overblik over kollegaers arbejdsdag og lokation
- Fleksibilitet selv med tidsregistrering

Sikret en korrekt lønudbetaling

Ved brug af et tidsregistreringssystem vil I som virksomhed være i stand til at fakturere kunder korrekt og udbetale løn med de aftalte lønregler og tillæg, hvilket et system håndterer automatisk. Derfor minimeres de potentielle menneskelige fejl fra lønudbetaler, da medarbejderne selv er med til at registrere tid – Uanset om det er funktionsløn, kvalifikationsløn eller resultatløn.

Ved at have et tidsregistreringssystem som holder styr på ens arbejdsdag, slipper man også selv for en intern notering af det, da det hele ligger oppe i en online cloud – På den måde kan din medarbejder også skabe sig et overblik over sin ferie og sygdom.

Mulighed for hjemmearbejde

En motivation for dine ansatte til at tidsregistrere kan være den fleksibilitet og frihed det kan give, ved at du ikke skal møde fysisk op, for at registrere tid. For flere giver hjemmearbejdsdage større produktivitet, hvis dit tidsregistreringssystem er i stand til at logge uden brug af terminal, men i stedet et digitalt stempelur, så kan tidsregistrering håndteres fra hjemmet.

Et eksempel kan være en tidsregistrerings app, som du kan tjekke ind og ud med.  Fordelen ved hjemmearbejde er eksempelvis færre distraktioner, forstyrrelse og afbrydelser. Besparelser på transport eller minimering af stress og brug af energi på turen frem og tilbage, flere føler sig potentielt også mere komfortable og kan i stedet for fordybe sig i sit arbejde.

Overblik over kollegaers arbejdsdag og lokation

Du kan med det samme finde ud af, hvem som er på arbejde og hvilken afdeling, eller hvilket projekt de arbejder på ved brug af jeres tidsregistreringssystem, som kan tracke det i live tid, ud fra den anden medarbejders check-in tidspunkt og lokation. Det vil spare jer på at skulle søge eller spørge efter en potentielt fraværende medarbejder. Det vil være uanset om det er administrativvirksomhed, produktionsvirksomhed eller andre former.

Fleksibilitet selv med tidsregistrering

En medarbejder behøver ikke været bundet ned af et tidsregistreringssystem med faste rammer som f.eks.  8-16 eller 16-22. Alt efter opgaver, kan der tilbydes en fleksibilitet.

Hvis I har faste aftaler omkring antallet af timer per uge, vil tidsregistrering kunne give et overblik over, om medarbejderen har timer til gode eller ej. God fleksibilitet giver en øget medarbejdertilfredshed, ved selv at kunne bestemme hvor og hvornår der arbejders, så længe medarbejderen arbejder de aftalte antal timer om ugen.

Planlægning af projekter og opgaver

Du som leder vil være i stand til at kunne planlægge projekter og opgaver bedre, og matche det op med et budget på menneskelige ressourcer brugt per projekt, for at se om timerne skal op eller nedjusteres. Ved at få data om medarbejdernes tidsforbrug, vil du nemmere kunne se hvor tidsrøverne er, og om dine medarbejder overholder jeres aftalte tider på projekter og opgaver. Som leder vil du blive bedre i stand til at planlægge projekter, og følge med i, hvor lang tid dine ansatte bruger på forskellige opgaver. Det vil i fremtiden kunne hjælpe dig med at re-justere og tage samtale om de afsatte timer er realistiske, til at de kan gøre et godt stykke arbejde.

Det vigtige er, at du som leder finder de motivationsfaktorer, som kan gøre det til en positiv ting at registrere tid. Det vil variere fra virksomhed til virksomhed, branche til branche.

Typiske indvendinger om tidsregistrering og håndtering af dem – F.A.Q

Jeg har ikke tid til at tidsregistrere i et system

Så længe systemet fungerer flydende, og I har klare og veldefinerede kategorier, så vil det kun tage et minut om dagen at tjekke sig ind og ud.

Jeg kan ikke se værdien i det, hvad får vi ud af at registrere tiden? Vi har styr på det

Ved at tidsregistrere får i et bedre overblik over jeres medarbejdere, og medarbejderne over deres dagligdag. Det vil give et solidt fundament til at planlægge projekter ud fra en tidsestimering, som kan hjælpe jer med at mindske spildt tid og derfor øge jeres indtjening.

Er det ikke kontrol og overvågning?

Formålet er ikke at kontrollere en virksomhed, leder eller medarbejder. Faktisk vil tidsregistrering give jer bedre kontrol over dagligdagen, og kan se, hvor lang tid en opgave eller et projekt egentlig tager, frem for jeres estimater. Det vil give jer kontrollen tilbage og give jer præcise svar på brug af tid, og mulighed for at se hvilke medarbejdere der ellers er på arbejde. Med det rigtige tidsregistreringssystem vil du i live tid kunne se dine optjente ferie og løn.

Jeg gider ikke stemple ind

Som nævnt vil det maksimum tage et minut om dagen, hvis din virksomhed har sat det nemt op. Det er en fordel for dig selv, da du med det samme kan få opdateringerne på dig selv og alle andres aktiviteter i løbet af dagen. Som nævnt tidligere vil der også være en live opdatering på dine optjente ferier og arbejdstimer, og du kan gøre det fra appen imens du træder ind ad døren.

Dine timer kan nu bruges produktivt, da du vil få mulighed for at klargøre præcis, hvad du bruger din dag og tid på og til, samt hvor lang tid du bruger på forskellige projekter.

Skulle du stå i den situation at det stadig er besværligt, så kan du på et senere tidspunkt redigere eller tilføje alle dine timer, og få en godkendelse af din leder.

Jeg sælger ikke tid men viden, det tager den tid det tager

Det er helt fint at din forretningsmodel fungerer på en måde, som ikke er baseret på timeforbrug, men i stedet er baseret på værdiskabelse og vidensdeling. Men viden koster, og en velkørende virksomhed har en ordentlig økonomi. Ved at tidsregistrere, hvor lang tid du bruger på at dele din værdifulde viden, vil du få et vejledende billede på, hvor lang tid du reelt set bruger og giver dig et retvisende billede af, hvor meget du potentielt kan fakturere, eller hvad din værdi per time er.

Hvad skal tidsregistreringen bruges til?

Selvom det kan føles som kontrol og overvågning, så er det med de bedste intentioner at en virksomhed tidsregistrere. Der er stor forskel på, hvad vi ønsker tiden skal bruges på, og hvordan vi rent faktisk har brugt tiden i løbet af en arbejdsdag. Derfor vil et tidsregistreringssystem give overblik over det reelle tidsforbrug, og kan ændre strategien og projekterne ud fra, hvordan tiden er blevet brugt på dem, og hvor lang tid der er blevet brugt på projekterne.

Tidsregistrering er ikke min ting

Hos TimeMap anbefaler vi at give det en chance. Overbevisninger og vaner er en mindsets diskussion, og vi tror på, at vanerne kan brydes. Vi tilbyder 14 dages gratis prøveperiode uden forpligtelse hos TimeMap, som et et tidsregistreringssystem. Det giver dig mulighed for at teste systemet, afprøve de forskellige funktioner, og se fordelene – Skulle det stadig ikke matche til jeres virksomhed, så har i ’kun’ investeret en smule tid i vores tidsregistreringssystem.

Mine arbejdsopgaver er alt for komplekse

Vi lader jer selv ’customize’ hele opsætningen af jeres tidsregistrering og de behov ud fra forskellige opgaver og projekter. Det vil sige, at der vil blive registreret tid på den måde, som I gerne vil have at den skal registreres.

Selvom registreringen ikke altid vil være helt præcis, ud fra kompleksiteten og skift af arbejdsopgaver ofte, så vil der over tegne begynde at tegne sig et vejledende billede.

Husk at tidsregistrering skal bruges til at optimere jeres tid og effektivitet, så I får frigjort mere tid til andre projekter, idégenerering og pauser. Det skal ikke være en byrde at tidsregistrere.

Emner: Registrering af tid Tidsregistrering Smart tidsregistrering Tidsregistrering til lederen motivation til at tidsregistrere