Hvad er tidsregistrering?

Gode råd til tidsregistrering for lederne

Går du med tankerne om at optimere din tidsregistreringsproces? Hvis du er leder eller økonomi ansvarlig, så har du højst sandsynlig erfaring med, hvor lang tid det tager at tids registrere alle din ansattes timer.

Derefter skal du bruge tiden på at skulle huske at trække pauser, frokost, ferie og fridage samt tjekke op på, om de faktisk kom til tiden, som de har skrevet. Pludseligt bliver det til rigtig mange ting, hvorefter det skal skrives ind i et tidsregistreringssystem. Denne proces kunne automatiseres i et digitalt tidsregistreringssystem.

Derfor har vi udarbejdet en blog, som skal gøre tidsregistrering nemmere og strømlinede som muligt for dig som leder.

Strømlin din tidsregistreringsprocesser i hele virksomheden

Er du leder i en større virksomhed, så er timerne, lønnen og reglerne sikkert svingende fra medarbejder til medarbejder. Derfor er det vigtigt at strømline og skabe ens tidsregistreringsprocesser i alle afdelinger, så kommunikation foregår ens på tværs af alle afdelinger – Det vil blive markant nemmere at få overblik over tidsregistrering, når proceshåndteringen er identisk.

En anbefaling er at implementere ét tidsregistreringssystem som alle gør brug af, for at gøre det nemmere for alle i din virksomhed. Ved at implementere et digitalt tidsregistreringssystem, vil der blive sparet tid på adskillige opgaver.

Du kan undgå tidsspild på medarbejdere der ønsker at se deres ferie- og fridage, der selv kan tjekke det. Implementering og automatisering af et tidsregistreringssystem vil ofte blive udarbejdet i samarbejde med den SaaS-virksomhed, der tilbyder sådan et produkt.

- 7 vigtige årsager: Derfor skal I digitalisere tidsregistrering

1. Hold styr på tiden

Det gælder både for dig men også dine medarbejdere. Et synligt vagtskema, der klargør ens timer
Hvis du har mange medarbejdere, så kan det være en udfordring er have et overblik over alle medarbejdernes timer, hvor lang tid de har arbejdet og på hvad for et projekt. Det kan et tidsregistreringssystem hjælpe dig med at skabe et automatiseret overblik over.

Ved brug af timeregistreringssystemets software, kan det automatisk holde styr på deres timer og de interne lønregler der er per person, per time eller vagt. På den måde sikre du at alle arbejder de timer, som de er ansat til. Samtidig får de også mulighed for selv at se deres tid, fravær og feriedage.

2. Budget rapport

I starten, løbet og slutningen af måneden kan du se, hvor meget du skal betale dine medarbejdere ud fra deres timer, overarbejde og de projekter, som de har arbejdet på. Det giver dig hurtigt et overblik over, om det er inden for budget eller ej.

Du kan se på tid og fravær, om der er medarbejder mønstre på disse. Her kan du også skabe et over hurtigt overblik over, om det er nødvendigt at skære i budgettet, eller om der er plads til at ansætte flere hænder til at udføre opgaverne.

3. Tidsregistrering, loven og GDPR-regler

Lovgivningen i Danmark regulerer få områder af din arbejdstid. Såsom antallet af timer du maksimalt må arbejde om ugen, overarbejde, hvilke pauser du har rettighed til at få, samt fritiden imellem dine vagter. Derfra er det ens ansættelseskontrakt og overenskomst, som skal klargøre forholdene på arbejdspladsen. Du kan læse mere om reglerne for arbejde her (indsæt med fridøgn, 48 timers reglen, fridøgn, rådighedsvagt, afvigelser, pauser, natarbejde, osv her fra anden blog) – Det vigtige er, at din arbejdstid overholder arbejdsmiljøloven.

Dette kan blive reguleret og holdt øje med, ved brug af et digitalt tidsregistreringssystem, som samtidig også respekterer de nye GDPR-regler. Du skal herunder være opmærksom på følgende under ansættelse:
- Tidsregistrering
- Lønkørsel
- Ansættelseskontrakt
- Kontakt oplysninger

Derefter er der fratrædelse. Tidsregistreringssystemer har information i længere periode, men kan sættes op til at følge GDPR-reglerne. Derfra kan der i tilfælde være årsager til at fortsætte med at opbevare medarbejdernes personfølsomme oplysninger. Såsom dokumentation af personalesager, lønoplysninger til indberetning til SKAT eller hvis der et retskrav efter afsked.

4. Spar penge

Du tænker måske ”Hvordan kan jeg spare penge, ved at bruge penge på et tidsregistreringssystem?” Automatisk udrulning af løn til jeres lønsystem, tid sparet på samtaler om timer og ferie kan nu bruges effektivt. Samtidig kan du som leder se den tid og fremmøde der har været i løbet af måneden, om din kost per medarbejder bliver tjent ind. Hvis du ikke tjener penge på specifikke områder, medarbejdere eller kontorer kan du ændre rundt i tiderne.

5. Spar tid

I forhold til hvor lang tid du skal bruge på at tjekke dine medarbejderes timer, og hvor meget de bruger på at tænke og tracke deres timer de arbejder, vil det hele blive gjort hurtigere, nemmere og overskueligt.

Alt den tid kan hurtigt ophobe sig og fjerne din fokus fra vigtigere opgaver og projekter. Du skal måske tjekke vagter for alle medarbejdere som har arbejdet 10 dage i en enkelt månedsperiode. Det virker måske ikke som meget for 30 medarbejdere, men det bliver 300 timesedler, som du skal tjekke op på.

6. Undgå medarbejder time snyd

Endnu en fordel ved tidsregistrering er, at du kan begrænse snyd af tidsregistrering. En enkelt person kan lyve om at de har været der ekstra. Hvilket ikke er et stort problem, men hvis flere gør det, og det samler sig op over et år, så er det pludseligt mange penge. Derfor kan du i stedet tracke hvornår de tjekker ind og ud med brug af en terminal eller deres app, samt hvor de gør det fra. Du får også muligheden for at redigere i tiderne, hvis der er fejl, eller ekstra arbejdet ikke er godkendt arbejde.

7. Præcis betaling af løn til tiden

En fordel for både medarbejder og leder, er at det også hjælper medarbejderne og undgår sene udbetalinger af løn, fordi lederen manuelt skulle tjekke tid manuelt. Hvis du skifter til et digitalt tidsregistreringssystem, så skal lederen kun tjekke for fejl i registrering, og skabe nemt overblik over de betalte timer eller dage.

Elektronisk dokumentation falmer ikke, og ’forsvinder’ ikke på samme måde som et stykke papir kan. Det er der klare fordele ved, da du samtidig også vil spare mængder af plads på opbevaring af fysiske dokumenter.

App til tidsregistrering

Dette er efterhånden standard for de fleste time- og tidsregistreringsvirksomheder, men sørg for at de tilbyder en app til tidsregistrering. De smarte funktioner vil give dig som leder et hurtigt overblik over en daglig registrering af aktiviteter og nem adgang til fravær, samt komme- og gåtider.

Formålet med appen er, at dine medarbejdere skal kunne tids registrere deres dag og aktiviteter uden at skulle tænde en computer op, hvis de er på farten. Nogle apps tilbyder også at tracke og måle kørsel, både tid, distance og lokation.  Hvis du ønsker at få et indblik i en app, kan du læse mere om TimeMap’s app.