Alt du skal vide om den nye EU-dom - Regler om tidsregistrering

EU-Dom om Tidsregistrering - Alt du skal vide om den nye tidsregistreringslov

Opdateret d. 23-01-2024

Efter 3. behandling blev lovforslaget vedtaget, Ikrafttrædelsestidspunktet er fortsat d. 1 juli 2024.

Læs vores blogindlæg om ændringen her: Vigtig ændring af arbejdstidsloven er vedtaget.

Opdateret d. 11-01-2024

Lovforslaget er sat til 2. behandling i Folketinget den 18. januar og 3. behandling den 23. januar. Forventet Ikrafttrædelsestidspunktet er d. 1. juli 2024.

I forhold til kravet om anvendelsen af et Tidsregistreringssystem er specielt §4b væsentlig. Der stå bl.a.:

Med henblik på at sikre overholdelse af gældende regler om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid skal arbejdsgiveren indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt
af de pågældende lønmodtagere.

Stk. 2. Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtagerenkan tilgå egne oplysninger i det arbejdstidsregistreringssystem, der er nævnt i stk. 1.

Stk. 3. Arbejdsgiveren skal opbevare de i henhold til stk. 1 registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af lønmodtagerens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Inden lovforslagets ikrafttrædelse vil der i TimeMap komme dedikerede funktioner som gør det let at overholde disse krav til registering og opbevaring af daglig arbejdstid.

 

Opdateret d. 10-11-2023.

Selve lovforslaget blev først fremsat i Folketinget den 8. november med henblik på vedtagelse og Ikrafttrædelsestidspunktet er derved udskudt til d. 1. juli 2024. 

 

Opdateret 05-10-2023.

Udkast til lovforslag sendt til høring.

Forventet opstart d. 1 januar 2024 med få undtagelser. Læs vores nye blogoplæg hvor vi går i dybden om dette:

Udkast af lovforslag om tidsregistrering sendt i høring.

Blogindlæg d. 20-12-2021.

Hvorfor har EU implementeret en regel om tidsregistrering?

Dommen blev bygget på baggrund af flere sager, men særligt sagen mellem Deutsche Bank i Spanien og en spansk fagforening (CCOO) satte gang i det. Den her sag har gjort at arbejdsgivere skal dokumentere sine medarbejderes tid på arbejde for at undgå, at en medarbejder ikke arbejder over 48 timer om ugen i en periode på 4 måneder. Medarbejdere skal også have et fridøgn inde for 7 dages arbejde, og har krav på minimum 11 timers hvileperiode inden for 24 timers arbejde.

TimeMap vil gå dybere i Deutsche Bank sagen og de efterfølgende sager, som har været med til at danne EU-domen om tidsregistrering.

Hvad betyder den nye tidsregistreringsregel for danske virksomheder?

På nuværende tidspunkt (1. november 2021) er det endnu ikke afgjort, hvordan Danmark skal håndtere en udførsel af lovpligtig tidsregistrering i Danmark. Et estimeret gæt er, at vi vil blive informeret i 2022 med en udrulning i 2023.

Der eksisterer mange uafklarede forhold og nye problemstillinger for det danske arbejdsmarked i forhold til loven. Danmark er kendt for sin fleksible arbejdskultur, og tidsregistrering kan nemt blive anset som en byrde, der begrænser frem for hjælper. Alle lande under EU har fået pålagt, at tidsregistreringen skal være objektiv og pålidelig, og den skal gøres tilgængelig for kontrolinstanser. 

Hvornår bliver loven om tidsregistrering implementeret?

Det er endnu ikke klargjort, hvornår loven vil blive implementeret. Beskæftigelsesministeren skal indkalde arbejdsmarkedets parter for at finde en fælles løsning til, hvordan den nye EU-dom omkring registrering af tid skal implementeres på det danske arbejdsmarked. Hos TimeMap forventer vi, at information ift. dette vil blive delt i 2022 med endelig implementering afl oven i 2023.

Kan den nye tidsregistreringslov koste fleksibiliteten?

Beskæftigelsesministeren og arbejdsmarkedets parter, skal finde den mest fleksible løsning til arbejdsmarkedet. Det er nødvendigt for mange danskere til hverdag at have en fleksibel arbejdsdag, hvor vigtige deadlines og familierelationer skal kunne håndteres såsom at hente børnene inden klokken bliver 17:00.

Her spiller fleksibilitet en rolle når det kommer til tidsregistreringsloven, og de potentielle tidsregistreringsløsninger, i form af tidsregistreringssystemer. Flere danskere kræver at deres arbejdsliv og privatliv kan hænge sammen, og nemt kunne hive computeren frem der hjemme om aftenen, uden at blive slugt af et konstant dokumentationscirkus og tidsspild på registrering af tid. På nuværende tidspunkt vil der IKKE være undtagelser for registrering af tid.

 

Potentielle udfordringer og bekymringer ved tidsregistrering for lederen

Viser dine medarbejdere bekymringer og utilfredshed over at skulle tidsregistrere? Det vil blive lovpligtigt, men derfor skal du som leder hjælpe dine medarbejdere med, at forstå fordelene ved tidsregistrering og at det implementeres for deres beskyttelse. Indvendinger, ekstra opgaver og følelsen af overvågning samt kontrol, der begrænser ens fleksibilitet kan resultere i en dårlig oplevelse for begge parter.

Du som leder skal gøre dig overvejelse om, hvordan du håndterer kravet om tidsregistrering bedst, hvad for et tidsregistreringssystem, der skal gøres brug af og hvordan medarbejderne vil modtage nyheden.

Det negative og positive

Det negative er følelsen af overvågning, GPS-logning og øget kontrol samt en ny ekstra opgave. Set på det positive, er der langt flere fordele selv for medarbejderne. Der vil også være dem, som er glade for at få det. Det kan hjælpe med at skabe overblik, automatisere tidsudregningsprocesser og sørge for, at medarbejderne får den korrekte løn og optjente ferie, samt kan dokumentere deres arbejdstid og indsats.

Vi er gået i dybden med motivation og besvarelse af potentielle udfodringer, bekymringer og motivation af tidsregistrering - Klik her for at blive klogere på motivation til tidsregistrering her - I bunden af bloggen på linket, finder du "Typiske indvendinger om tidsregistrering og håndtering af dem - F.A.Q".

Derfor skal du registrere din arbejdstid

Du skal tidsregistrere din arbejdstid, fordi en ny EU-dom pålægger Danmark til at lave konkrete regler omkring tidsregistrering, som beskytter dig som medarbejder men også dig som leder. Forpligtelsen gælder alle på arbejdsmarkedet.

Forpligtelsen rammer ikke bare én gruppe, såsom timelønnede, funktionærer eller dem på overenskomst. Det rammer alle og kan potentielt vække bekymring hos mange i Danmark, hvor 'fleksibilitet og tillid' er to store arbejdsfaktorer - Hos TimeMap mener vi at selv med tidsregistrering kan der fortsat være fleksibilitet og tillid.

Sagerne der ledte til EU-dommen om tidsregistrering - Deutsche Bank-Sagen

Sagen der har ledt op til kravet om tidsregistrering er Deutsche Bank-Sagen fra 2019. Det er en sag mellem Deutsche Bank i Spanien og en spansk fagforening (CCOO). Det har skabt fokus på arbejdsgivernes pligt om overholdelse af reglerne i arbejdstidsdirektivet (direktiv2003/88/EF) på områder som 48-timers reglen, 11-timers reglen og krav om fridøgn inden for 7 dage.

Omdrejningspunktet i sagen var måden arbejdsdirektivet blev fortolket, med krav om at der skal sikres at:

• Alle medarbejdere får en minimumshvileperiode på 11 sammenhængende timer inden for hver 24-timersperiode (artikel 3)
• At den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en 7-dagesperiode ikke overstiger 48 timer, inklusive overarbejde (artikel 6)

EU-domstolen har lagt stor på vægt på, at arbejdstageren er anset som den svage part, der af frygt for negative følgevirkninger med fokus på overarbejde kan afholde sig fra at opkræve sine rettigheder, i forhold til fritid efter overarbejde. Deutsche Bank havde ikke et ordentligt tidsregistreringssystem.

Det har været den korte version af sagen. I den næste sektionen kommer vi til at dykke ned i, konkret hvad der skete under sagen, som resulterede i at EU-kommissionen gik ind i sagen, og hvad EU-domstolens afgørelse blev til.

Den spanske fagforening (CCOO) har under sagen haft fokus på, at Deutsche Bank ikke opholdte spansk ret, hvor man er forpligtet til at etablere et system til tidsregistrering. Deutsche Bank i Spanien har ment at den spanske ret ikke havde den forpligtelse ud fra deres egen fortolkning, fordi de i forvejen havde et computerprogram i brug, som kunne registrere en medarbejders fravær for en hel dag. 

Problematikken blev senere fremgjort, at det nævnte computerprogram ikke var i stand til at registrere arbejdstiden for den individuelle medarbejder i Deutsche Bank, og der ikke kunne registreres overarbejdstimer.

Tribunal Supremo, som er den øverste spanske domstol havde fokus på de nationale spanske arbejdstidsregler, som indeholder en forpligtelse for selskaberne til, at registrere og skabe overblik over overarbejdstimerne for individuelle medarbejdere.

Den spanske domstol skulle afgøre den konkrete sag, og konkludere om Tribunal Supremo's fortolkning af arbejdstidsreglerne i Spanien stemte overens med EU-retten. Her blev henvist til retspraksis fra Tribunal Supremo og deres opfattelse havde følgende konsekvenser:

• at medarbejderne - i fraværet af et tidsregistreringssystem - ikke er i stand til at dokumentere overtrædelse af arbejdstidsreglerne
• at medarbejderrepræsentanterne heller ikke har mulighed for at kontrollere overholdelse af arbejdstidsreglerne

Efter forelæggende retsopfattelse, fører det til, at den spanske ret ikke har levet op til reglerne i arbejdstidsdirektivet, hvor den danske lovgivning ikke har kunne sikre en opfyldelse af arbejdstidsdirektivet.

EU-domstolens endelige afgørelse

I sin dom, henviste EU-Domstolen til, hvordan arbejdstidsdirektivet skal fortolkes:

"[...] under hensynstagen til betydning af den grundlæggende ret for enhver arbejdstager til en begrænsning af den maksimale arbejdstid og til daglige og ugentlige hvileperioder".

EU-Domstolen kom frem til, at medlemsstaterne fremover skal forpligte arbejdsgivere til, at et tidsregistreringssystem skal implementeres på "objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der gør det muligt at måle længden af hver enkelt arbejdstagers daglige arbejdstid", nemt sagt: Arbejdsgiver skal sikre en fair og objektiv måde at registrere ens tid på arbejdet.

Nye domme fra EU-domstolen angående standby-tid og arbejdstid

Fokus på registrering af arbejdstid har fået et yderlig skub i 2021, med to nye afgørelser (C-344/19 og C-580/19), hvor EU-domstolen har taget stilling til, om hvad der skal betragtes som arbejdstid. I den her situation er arbejdstager på vagttjeneste, hvor arbejdstageren skal kunne kontaktes telefonisk, eller være ledig til at kunne møde på arbejde - Er det set som arbejdstid?

Sag nummer et

Den ene sag har haft fokus på en standby-ordning for en tekniker, der typisk skulle være standby 12 timer dagligt på telefonen, og være på arbejdspladsen inden for en time, hvis påkaldt. Her havde EU-domstolen fokus på, at denne standby-ordning anses som arbejdstid i sin helhed, hvis alle omstændigheder er inddraget, og set på objektivt, det har indflydelse på arbejdstagerens evne til selv frit at disponere sin tid, i den periode hvor arbejdstageren skal være klar på standby.

Sag nummer to

I sag nummer to, blev der også fokuseret på en helhedsvurdering af EU-domstolen. Sag et og to har omhandlet standby-ordningen, som ser på hvordan arbejdstageren ikke selv kunne disponere sin fritid i løbet af de 12 timer, hvor arbejdstageren har skulle stå til rådighed.
EU-domstolen har haft fokus på arbejdstagerens udførte arbejde under standby-ordningen.

EU-domstolens afgørelse på sagerne

EU-domstolen har haft stor fokus på konceptet af 'arbejdstid' og hvordan begrebet fortolkes. Der er blevet lavet en helhedsvurdering i sagerne, hvor der bliver set på antallet af timer arbejdstageren har arbejdet i tidsrummet. Her blev det konkluderet, at der ikke var mulighed for frit at kunne disponere sin 'standby' tid frit. Afgørelsen har haft ændringer for opfattelsen af 'arbejdstid', så vil det ikke ændre på, at arbejdsgiveren har ansvar omkring, at arbejdstiden ikke overstiger lovgivningens fastsatte maksimum, med henblik på 11- og 48-timers reglen.

Udfordringer ved 'arbejdstid', hvor går grænsen?

Afgørelsen er blevet kritiseret for at være alt for vidtgående, men vi i Danmark kender ikke de reelle konsekvenser af dommen endnu, og afventer på nuværende tidspunkt et konkret forslag og ændring til arbejdstidsloven eller arbejdsmiljøloven.

Kritikken om at dommen er alt for vidtgående, ser eksempelvis på om et kort telefonopkald, besvarelse af e-mail eller andet uden for normal arbejdstid er nødvendigt at registrere, samt hvordan det gøres? 

Til gengæld ser vi, grundet Deutsche Bank-sagen, at virksomheder har fået øjnene op for implementering af et tidsregistreringssystem og de vigtige arbejdsregler, for at være forberedt. TimeMap anbefaler til alle, der ikke har gjort det endnu: Indarbejd en politik om arbejdstid og registrering af arbejdstid, så reglerne stemmer overrens med arbejdstidsloven og arbejdsmiljølovgivningen.

Arbejdstidsdirektivet om 11- og 48-timers reglen - Bliv klogere på reglerne her, kort fortalt

11- og 48-timers reglen er fra EU's arbejdstidsdirektiv, der sikrer at alle lande inden for Europa skal overholde medarbejdernes rettigheder inden for hvile - Med fokus på at tidsregistrering bliver lovpligtigt, ser vi på de eksisterende regler og konsekvenserne af dem.

11-timers reglen

11-timers reglen stammer fra EU's arbejdstidsdirektiv, reglen siger at en medarbejder skal have 11 sammenhængende timers hvileperiode inden for 24 timer. 

Det vil sige at en medarbejder maksimalt må arbejde 13 timer i streg, og at de 11 timer ikke kan splittes op i mindre grupper.

Der eksisterer undtagelser for reglen, som kan læses hos Arbejdstilsynet.

48-timers reglen

48-timers reglen stammer fra EU's arbejdstidsdirektiv, reglen siger at en medarbejder ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit, inden for en fire måneders periode.

Derfor er det en fordel for dig som leder, at dine medarbejdere registrerer deres tid

Tidsregistrering kan give nogle konkrete forretningsmæssige fordele som de fleste virksomheder kan kapitalisere på. Derfor handler det om at give overvejelser til, hvordan tidsregistrering passer bedst ind i jeres virksomheder, da ingen løsninger vil være identiske. På den måde vil jeres drift forbedres.

• Forøget produktivitet og struktureret arbejdsgang

Ved at kunne følge med i, hvor lang tid og hvor mange arbejder på et projekt, kan i nemmere styre medarbejderne igennem projekter, og stream line processerne. På den måde kan I også nemt lokalisere tidsspild og klargøre de bedste forretningsprocessorer for effektivitet på arbejdspladsen.

• Forbedret fakturering

I kan digitalt danne jer et overblik over jeres tidsforbrug ved at registrere det. Derfor kan I nemt se, hvor lang tid der er brugt på projekter, opgaver og kundekontakt, eller specifikke sager, som kan give et konkret grundlag for fakturering eller lønninger. Ved at automatisere processen, vil i over tid danne jer en god rutine, som kan forbedre både jeres likviditet.

• Forbedret kommunikationsprocesser

Grundet bedre planlægning af tid, produktivitet og struktur af organisationen og deres tidsforbrug, vil jeres kommunikation også forbedres. Det vil være nemmere at kunne give præcise forsinkelser på projekter, afslutning af dem og hvornår I rammer specifikke milepæle.

• Jeres profitabilitet forbedres

Med tidsregistrering har I nu opnået en forøget produktivitet, forbedret jeres faktureringsgrundlag, forbedret jeres planlægning af tid og optimeret kommunikationsprocesserne - Alt dette bidrager positivt, forbedrer og optimerer jeres virksomhed. Udover dette, har I nu fået indsigt i personaleressourcer og hvordan de anvendes, der giver jer bedre kontrol over projektøkonomien og hvordan ressourcerne skal prioriteres bedst på diverse aktiviteter.

• Opfyld de krav og regler om tidsregistrering

Som nævnt flere gange i bloggen, vil tidsregistrering blive et lovkrav - Det er kun et spørgsmål om tid. Sørg for at implementer det i god tid, så du overholder arbejdstidsreglerne og potentielle overenskomster, samt giver medarbejderen et indblik i deres reelle arbejdstid, for at sikre at begge parter overholder deres aftaler.

Derfor er det en fordel for dig som medarbejder at registrere din arbejdstid

Det kan forventes at medarbejdere vil forsøge at give modspil til tidsregistrering, da danskere på arbejdsmarkedet generelt sætter fokus på mindre kontrol med mere fleksibilitet og tillid. Derfor kigger TimeMap på fordelene, som medarbejderen får ved indførelse af tidsregistrering.

• Strukturer arbejdsdagen og identificer dine mønstre

Tidsregistrering er et værktøj. Det giver jer overblik og mulighed for at planlægge igangværende opgaver og projekter for at ramme aftalte deadlines. Du kan se om tiden afsat til projektet er realistisk og afspejler medarbejdernes brugte tid, som du derfra kan re-justere til. Derfor kan du hurtigt identificere tidsrøvere og andre aktiviteter, som spilder jeres tid og ressourcer.

• Personlig forbedring

Tidsregistrering vil give et overblik over, hvor mange timer en medarbejder har arbejdet på en dag med et indblik på hvordan dagen er blevet brugt. Det giver en indsigt i ens ressourceforbrug som medarbejder og hjælper med at vise, hvor der kan optimeres.

• Indblik i din reelle arbejdstid

Det kan være en stor fordel for dig som medarbejder at få et indblik i dine reelle arbejdstimer. Det kan vise dine overarbejdstimer, optjent ferie og give et stærkere grundlag for faktabaseret dialog med din leder eller kollega omkring brug af tid og lønninger.

Udover det, vil der være fokus på flere fordele for både leder og medarbejder i den næste sektion, med fokus på TimeMap's tidsregistreringssystem. Det er ekstremt vigtigt at fremhæve de forretningsmæssige fordele ved implementering af tidsregistrering. Hvis du ikke har klargjort medarbejderfordelene, så kan det skabe konflikt og boarding af medarbejderne til systemet skal derfor være topprioriteret.

Fleksibel tidsregistrering - TimeMap

TimeMap's tidsregistreringssystem sikrer fleksibilitet og overblik over jeres overenskomster, løn- og tidsregler. TimeMap's tidsregistreringssystem registrerer tiden fejlfrit og nemt ud fra check ind og ud muligheder eller jeres egen indtastninger - Det tager under et minut at udføre.

Med TimeMap får du i realtid et overblik som både leder og medarbejder på:

• Arbejdstid (inkl. Projekter, opgaver og ordre) Timer/Overarbejde
• Ferie, feriefri, omsorgsdage, seinordage
• Fravær
• Vagter - Se og bytte vagter

Du vil som leder og medarbejder kunne se om I overholder den nye EU-dom og danske lov omkring tidsregistrering.

TimeMap fungerer på tværs af alle platforme (PC, IPad, tablet og telefon) eller en terminal ude på jeres arbejdsplads. TimeMap har gjort det nemt at registrere arbejdstid for dig som medarbejder, eller leder der skal kontrollere arbejdstimerne. I vil med det samme få et overblik over:

• Medarbejdere, projekter og lønninger
• Tidsregistrering, fravær, fleks, vagtplan og lønberegning samlet et sted
• Mulighed for at godkende og kontrollere aktivitet i virksomheden

De fleste virksomheder har i forvejen et system til håndtering af løn, det vil sige et lønsystem. 

Hos TimeMap ved vi, hvor værdiskabende kommunikation mellem systemer er, og vi sørger derfor at automatisere processen fra tidsregistreringssystem til lønsystem - I skal kun klikke enkelte knapper, når først processen er opsat.

Besparelse på penge og tid

Ved at bruge vores tidsregistreringssystem, som kan sætte reglerne for løn, timer og dage vil automatisere processen, derved kan vi spare jer for både tid, penge og brugte ressourcer, som kan bruges på andre projekter. Vores samarbejde er med en lang række dygtige lønsystemer, herunder: Salary, Dataløn, Lønservice, Interløn, Visma Løn (Multiløn Erhverv), PBJ, Danløn, SAP, Proløn, Lessor, EPOS og C5

 

Ønskes det, kan du læse om EU-domstolens pressemeddelelse og selve dommen.